Excel中数据的筛选是数据计算之前要进行的一个关键步骤,因为现代企业的数据都是数以万计的,如何在海量数据中,筛选出我们要的数据,是一项非常重要的工作。

Excel中的常用数据筛选功能有两种:【自动筛选】和【高级筛选】,下面,我们分别进行讲解。

销售部门发来一份“销售情况统计表”,公司马上就要开经营分析会了,我们要对其进行深入分析,以发现经营管理过程中需要提升的内容。让我们分别用【自动筛选】和【高级筛选】对其做精准数据提取和分析吧。


自动筛选的8个实用技法

【自动筛选】可以快捷定位需要查找的信息,并过滤掉不需要的数据将其隐藏。筛选只是显示出你想要的数据,并不会改变当前数据库的内容。


使用方法是,在标题行中,点击一个单元格或者选中一整行,然后点击【数据】菜单中的【筛选】功能,这时,我们可以看到,标题行的每个单元格都会出现三角形选项按键,点击,会依次显出来【升序排列】-【将序排列】-【按颜色排序】-【文本筛选】-【搜索框】等,如图所示。

财务人员必备技能:Excel快速筛选数据的8个实用技巧!

销售情况统计表

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在【数据】菜单中选择【筛选】功能

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【自动筛选】对话框

1、普通排序

如果我们想对任意一个标题字段进行排序,使数据看起来更规整,那我们可以使用【筛选】中的排序功能。

具体操作:

这里我们让“销售情况统计表”按照销售金额从大到小排序,可以点击标题字段“金额”处的三角选项按钮,然后选择【降序】。这时,会发现,销售数据已经按照销售金额排序了。

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点击标题字段“金额”处的三角选项按钮,然后选择【降序】

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销售数据已按照金额从大到小排列

2、按照颜色筛选

我们查看数据的时候,有时会把一些要重点关注的数据用填充颜色的方式标注出来,但是,由于这些数据都是隔行标注的,所以我们没办法将其进行汇总计算,能不能一次性把填充一个颜色的数据都筛选出来,然后进行计算?【自动筛选功能】可以!

具体操作:

这里我们想把已经被颜色填充的“销售情况统计表”中的重点数据筛选出来。

点击任意标题字段处的三角选项按钮,在弹出的对话框中,点击【按颜色筛选】,选择已经被我们刚才设置的填充色。这时,我们要的数据已经被筛选出来。

需要说明的是,如果需要清除筛选结果,可以点击【筛选】旁边的【清除】按钮,数据即可恢复没有被筛选时的样子。

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将需要关注的数据用颜色填充进行标注

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选择已经被我们刚才设置的填充色

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数据已经被筛选出来

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清除筛选结果,可以点击【筛选】旁边的【清除】按钮


3、筛选“包含某个值”的数据

具体操作:

如果我们只想把“销售情况统计表”中所有姓“张”的业务员业绩筛选出来,那么我们只需要找到对应的标题字段“姓名”,点击三角选项按钮,在弹出的对话框中,输入“张”。这时,所有姓“张”的业务员业绩情况明细就被筛选出来了。

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在弹出的对话框中,输入“张”


4、筛选“以某个值开头”的数据

具体操作:

如果我们只想把“销售情况统计表”中,所有商品单价“以5开头”的销售数据筛选出来,那么我们只需要找到对应的标题字段“单价”,点击三角选项按钮,在弹出的对话框中,输入“5*”。这时,所有商品单价“以5开头”的销售数据就被筛选出来了。

注意,在Excel中,“*”代表任意多个任意字符,“?”代表任意一个字符。这里的“5*”就是一种模糊搜索形式,意思是以5开头的任意数据内容。


5、筛选“以某个值结尾”的数据

如果我们只想把“销售情况统计表”中,所有商品单价“以5结尾”的销售数据筛选出来,那么我们只需要找到对应的标题字段“单价”,点击三角选项按钮,在弹出的对话框中,输入“*5”。这时,所有商品单价“以5结尾”的销售数据就被筛选出来了。

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在弹出的对话框中,输入“5*”

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在弹出的对话框中,输入“*5”

6、筛选“几位数字”的数据

如果我们只想把“销售情况统计表”中,所有商品数量为“3位数”的销售数据筛选出来,那么我们只需要找到对应的标题字段“数量”,点击三角选项按钮,在弹出的对话框中,输入“???”。这时,所有商品数量为“3位数”的销售数据就被筛选出来了。

注意,这里输入“?”时,要确保是英文输入法下的问号,中文状态下输入的问号是不行的。应在弹出的对话框中,输入“???”

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7、精确查找“包含某值”的数据

如果我们只想把“销售情况统计表”中,所有商品数量刚好为“65”的销售数据筛选出来,那么我们只需要找到对应的标题字段“数量”,点击三角选项按钮,在弹出的对话框中,输入“65”。这时,所有商品数量为“65”的销售数据就被筛选出来了。

注意,想实现精确查找时,只要对其加英文状态下的双引号,搜索即可。图3-77在弹出的对话框中,输入“65”。

8、查找“在某个区间”的数据

如果我们只想把“销售情况统计表”中,所有商品数量区间为“100-150”的销售数据筛选出来,那么我们只需要找到对应的标题字段“数量”,点击三角选项按钮,在弹出的对话框中,选择【数字筛选】,选择【介于】,在【大于或等于】中输入“100”,【小于或等于】中输入“150”。这时,所有商品数量区间为“100-150”的销售数据就被筛选出来了。

注意,这里的商品数量属于数字类型字段,如果我们选择的是商品名称等文字型的字段,则在做筛选时,出现的是【文字筛选】对话框,原理是一样的,按照我们上述的方法进行相应操作即可。

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选择【数字筛选】,选择【介于】,输入筛选数值

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数据筛选在企业财务实务中是比较常见的,财务人员应熟练掌握Excel筛选技巧,从而加快核对数据,减少加班时间,大幅提高工作效率


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