「office 使用技能精选」word篇-Word进阶文书编辑技巧

目前不管是购买 Office 2016单机版,或是订阅微软 Office 365服务,都可以取得 Word 2016应用程序,与前几版 Office Word 相比,在 Word 2016中除了云端功能的导入之外,主要功能的更动幅度不大,不过在细节上有进行微调,使版面呈现上更美观,

如果你是从比较旧的版本升级上来的,应该会觉得有一些功能选项彷佛消失不见了,而觉得不太习惯,其实无须挂心,因为 Word 2016已针对过去稍嫌繁杂的接口进行了整并,让用户的操作流程得以进一步简化,一旦上手之后,在文件编辑方面确实可以提升不少工作效率,在本篇中我们会以最新版 Word 来进行示范,你会发现,过去你在旧版 Word 所熟悉的那些实用文书技巧,在 Word 2016中变得更为直觉,更加简便。

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技巧一 隐藏文件中的段落标记,画面更干净

每次你输完一个段落,要换到下一个段落时。最后都有个小小灰色类的Enter的箭头符号,他就是段落标记,也称作换行符号。主要用来提示文章分段处,尤其是文件中若有表格的话每个空格内都会产生一个段落标记,虽然打印并不会出现,胆子电脑上浏览会造成干扰,我们可以将其隐藏起来让面板更清爽。

操作方法:点击工具栏的 [文件] ,选择左侧功能列表中的 [选项],点击[显示],在显示选项中取消[段落标记]

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技巧二 一词提取出 Word 文件中的所有图片文件

在阅读 Word 文件时,有时想把文件中的重要图片另存为保存,以免下次需要时,有得重打开文件来寻找,此时用另存为图片就可以复制为图档,不过如果想一次另存文件中的所有图片,有另一只快速的方法,但由于office2016 预设自动压缩文件中的图片,如果你要让文件保留图片源文件,在制作文件前就要先关闭自动压缩功能。

操作方法:

1. 如果只是要撷取单张图片,用鼠标在图片上右键单击,选择「另存为图片」再指定储存位置即可。

2.要一次提取全部文件中所有图片,就点击[文件] -[另存为],在下拉菜单选择[网页(.htm html)],然后选择保存

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技巧四 直接在Word敞口下裁剪编辑图片

为了整份文件的美观,我们在图片素材贴上 word 文件前,都会另外先开启图片编辑程序进行修图,裁剪掉不需要的部分并另存图档之后,再贴回文件上,流程有些复杂,在新版 Word 你可以先贴上图片后再进行编修,且所有修改只会在此份文件上呈现,如果你后续需要这张图片,依照前一招所教的撷取文件图片,依然可以取得未修改过的图档。

操作方法:将你要的图片复制粘贴到文件中, 先点一下图片进行选取,然后在上方工具栏点选「视图」,开启图片工具栏。按住图片上方的回转箭头图标就能改变图片的角度,同时可以点击右上的图示改变图文的版面配置。点击「校正」可以调整锐利度及亮度对比,已默认许多模板可以套用,或点击「图片校正选项」进行细部微调。点击「校正」可以调整锐利度及亮度对比,已默认许多模板可以套用,或点击「图片校正选项」进行细部微调点击「图片效果」则可为图片增加阴影、光晕、浮雕及柔边等特效,同样可以再点选项进行微调。点击「裁剪」后,在黑色方框中拉出所需显示的图片范围,就可进行裁剪。

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随意演示

技巧五 合并多分word文档

不论是学校小组研究或是职场的团队报告,常常会让每个成员单独负责一部分内容,最后再合并成一份完整文件的情形,通常我们会利用复制再贴上的方式,但这样很没效率且容易搞混,这里我们介绍2种合并的方式,一种是将次要文件当做附件,合并至主文档当中,另一种则是将多个文件的内容,依照顺序合并到同一份文件当中。

操作方法:

  1. 开启你的主文档,选取要合并至主文档内的多个Word档,再拖移到主文档中,便会以图示形式合并至主文档。

  2. 如果是要合并不同文件档案文件的内容,就先开启一个新档,在工具栏上点击「插入」,在「对象」按下「文本文件」。

  3. 一次选取要合并的文件档,按下「插入」。这样便可将所有文件的内容合并在同一份档案内了。

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技巧六 让直式与横式版面共存同一份文件中

Word 有直式与横式两种版面,通常来说直式较为适合文字版面,而横式则适合表格与图片,在设计一份项目文件时,这些都是我们常会使用到的元素,交互运用不同版面,更可以突显出你想呈现的内容,不过你应该也发现了,当我们我们要更改版面时,都会直接套用变更至整份文件,其实只要透过文件的分隔符,就能解决这个问题。

操作方法:移至工具栏的「布局」,点选「分隔符」中的「下一页」。如果不确定是否有设分节,可以到工具栏的「视图」,点选「大纲模式」。这样就能很清楚看到我们所设的文章分节符与类型了关闭大纲模式,回到工具栏的「布局」,在方向的下拉选单中选择你要更换的版面。这样便能让直式版面与横式版面同存于于同一份文件当中了

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技巧六 让 Word 帮你建立目录,并可随时更新

有了页码之后,当然还需要建立目录,因为有些报告或企划书,内容常有数十页至百页之多,打印成纸本后,如此才能方便阅读者快速检索内容,Word 提供了自动目录的功能,再搭配多层次列表功能,就能创造出一份依照章节结构的详尽目录,如果之后你的文件因为经过修改而使页码发生改变,也只要使用更新目录的功能,即可修正目录页码。

操作方法:工具栏「开始」点选「多层次列表」选择一个样式。

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