你能不能放下手机,用心做一次会议记录?

高度运转的信息社会,逐渐滋养着浮躁的人群。开会时,很多人心不在焉。可能会议与你无关,但与其浪费时间玩手机,不如好好做一次会议记录。

会议记录虽看似是一件小事,但未必所有人能做好。高效会议记录的方式,需要我们不断摸索并学习。要想提高会议效果,可选择下面的3个方法,好好做一次会议记录。

1. 思维导图

思维导图属于21世纪的产物。高速流转的信息,大脑已无暇处理信息,而想要快速记录信息,思维导图便应运而生。

做会议记录时,我们可以软件或者手绘思维导图。思维导图的目的是为方便梳理会议的脉络,帮助高效记录会议信息。

小滕最近参加了一场项目周会,会议提前发布了会议时间和参会信息。会议如期举行,会议时间持续了将近一个小时。会议中讲解了主要内容,并进行了一些决策。会议中安排了负责人跟踪具体的事项,并最终达成了共识。小滕记录会议信息,按照传统笔记方式逐条梳理,发现劳累的同时丢失了很多关键信息,为此他经常自责自己的记忆力差。

其实,小滕可以完全采用思维导图高效记录信息。思维导图只记录会议的关键信息,其他的细节待会议结束后通过联想法加以补充。

比如,此时小滕可以建立时间&地点、参会者、会议主要内容、通过的决议及负责人、下次会议的时间作为思维导图的枝叶,高效记录会议信息(如下图)。

思维导图在如今信息爆炸的时代,起到了梳理思路,高效记录的作用。使用思维导图进行会议记录,提升注意力的同时,高效提升记录效果。

2. 用3W记录法

日本著名的时间管理作家美崎荣一郎提出“3W”会议记录法。

所谓3W,即When(何时)、Who(谁)、What(做什么)。

在做会议记录时,我们完全可以用3W法记录。这样可以确保会议的重要信息不被遗漏,也能减少记录信息的疲惫感。


小然准备参加一场产品策划会议,而此时领导让她做会议记录。小然很是担心,因为之前的会议她没有做记录的习惯,而且此次会议记录需整理出来发送给总经理查看。一阵心虚过后,小然不得不硬着头皮来到了会议现场。


会议现场,领导讲述了很多产品的历史及未来展望,并认真介绍了产品各个部分的功能。小然听得一头雾水,且不知如何记录如此繁杂的信息。在这场产品策划会议中,小然异常劳累,记录了满满几页纸。

会议结束后,小然开始整理会议记录,而此时领导刚好路过。看到了小然的用心,领导即感动又感叹。感动于小然的用心记录,感叹于如果一直如此记录,小然将不堪重负。领导缓缓走到小然身旁,并将3W法告知小然。小然甚是欢喜,以后便开始了高效会议记录的旅途。


小然最终呈现的会议记录是这样子:

A. 小闪于今日下班前,提交产品推广方案;

 B. 小军于本周末下班前,提交用户调查问卷结果; 

C. 小罗于下周末前,完成产品包装的最终封面设计……


小然如此记录后,减少了同事被繁多会议信息的干扰,也提升了会议记录效果。

用3W记录法,可以帮你高效记录会议信息,减少了重要信息遗漏的可能性。

3. 用简笔画记录

画画可以高效提升注意力。如果将简笔画用于做会议记录,将高效提升记录效果。

A. 画出会议的座位安排图并示意出参会者名字

当我们走进会议室,便可以拿出一张A4纸,将圆桌画在中间,然后按照座位次序画一张简笔图。切记,简笔画记录会议,不要求你绘画多美,只要用简笔画出参会者及座次便可。

也许,有些发言者名字你并不熟知,此时可以标记记号,待会议结束后向会议组织者询问,并填补空缺。

此种会议记录的方式,减少会议乏味感的同时高效提升了视觉记录能力。

B. 某人发言时,在示意图上引出对话框记录

会议开始后,一些人开始发言。此时,你可以在画好的示意图的头像中引出对话框,并将其发言的主要内容记录于此,生动鲜明的同时快速记录了发言内容。

如此记录会议内容,使你在记录信息的同时,高效学习了领导们的说话风格。通过多次记录会议,你将不断摸索出优秀同事的汇报技巧,而这些都将成为你职场中的宝贵资产。

C. 用不同颜色的笔区分不同人的发言

如果一张图纸上,每个人的说话都是黑笔记录,那样极易造成视觉疲劳。

简笔画做会议记录,需要我们用不同颜色的笔,来记录参会者的发言内容。会后,我们可以整理发言者的内容,并将重要的内容加粗,以突显重点。这样颜色丰富、重点突出的内容,更符合大脑的记忆方式。

记得刚进入公司那会儿,会议非常多,公司介绍及入职培训接连不断。由于之前并未采用简笔画记录会议,会议过程我经常瞌睡走神。那时,很多培训中的重要内容都随着结束而消失。

直到后来,逐渐学会了简笔画记录信息,会议期间高度集中。在这过程中,我不断记录了会议内容,而且学会了领导们的汇报策略及演讲风格,可谓受益匪浅。如今,我不将会议当作无聊的消耗,而是集中精力收获自己可以学习的会议信息,并深得领导信任。

职场中那些不被在意的小事,有时会毁掉你的一生。让我们放下手机,用思维导图、3W记录法或简笔画,好好做一次会议记录吧,相信你的收获远大于会议信息本身。

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