关键词 ：工作邮件，成果管理，结构化，标准化，信息对称，markdown 1. 引言 在实习或工作中，定期总结个人工作成果，向领导汇报，是重要的工作沟通能力
本文总结了笔者长期撰写工作邮件的方法总结，内容大纲如下 思维导图由mindmanager绘制
2. 意义效果 汇总展示工作成果，纸面存档 日常的工作成果，如果不能及时总结整理，很容易流失湮没在琐事之中，造成成果流失
有意识地撰写工作总结，实际上是一种 成果管理 的方式，让自己和团队的努力结果在纸面上固化
邮件的形式方便转发和传阅，有利于工作成果获得更广泛认同
与领导保持单向信息对称，推动进展 单向信息对称 ：你不需要了解领导在做什么，但必须让领导知道你做了什么
领导要统筹全局，需要第一手的执行进展作为 决策依据 ，及时、高质量的工作总结是推动团队工作的重要手段
领导可以在自己感兴趣、有时间的情况下查阅，一般的汇报不要详细的回复，“收到”和“同意下一步计划”足够
工作备忘 ，请示下一步工作计划 邮件形式的工作总结，实际上是团队的工作备忘
在现有工作成果的基础上，提出后续工作计划，获得领导认可后，即成为后续工作目标
如此，以文字的形式达成 目标共识 ，可以避免 你做的不是我预期的 窘境
3. 内容结构 工作汇报邮件，实质上是 非正式的公对公的业务信函
在形式和内容上不需要个性化的创新，越规范标准，效用越好
基本的结构分为三大板块： 工作进展 问题分析 后续计划 行文方式应当结构化、标准化
对于结构化的写作，最好的写作方式自然是markdown
3.1 工作进展 工作成果的描述全部采用黑点开头的无序 列表 形式，简要展示重点信息
若汇报团队大项目，可能采用Excel表格汇总，整体信息添加附件
成果描述的要点有： 时间，若先后完成多项工作，表明分别完成的时间； 过程，即采用什么方法，用了什么软件和技术； 成果 ，如建立桥梁模型、撰写会议总结、绘制5施工图等； 同事关系 上级负责人 同级合作者 下属 显然，成果的描述是核心
相关人员的描述是为了体现自己的团队角色，同时便于领导在兴趣的时候，进一步了解工作情况
完整的成果描述如： 周二，用鸿业综合管廊2.0，建立滨河路综合管廊BIM模型，由张主任安排，与王工一起完成； 简要的描述如： 建立滨河路综合管廊BIM模型； 3.2 问题分析 实际工作中必然遇到一些问题和困难，需要请示
对于任何困难或问题，提出可能的方案A B，将问答题转换成选择题
问题描述和分析之后，让领导了解下一步可能采取什么行动，从而做出决策
如果不能给出备选方案，那么领导往往不会立即给出决策指示
表达结果为： 问题描述，当前遇到XX状况； 问题分析，这样的状况可能导致什么后果（质量下降、进度耽误）； 解决方案，A方案、B方案，分析可能的优缺点； 请示安排； 工作电脑故障请示 目前的主要问题是工作电脑配置太低，经常出现故障 运行AutoCAD插件经常死机； 大型三维模型无法打开； 如果问题不能解决，工作进度会耽误，不能在周三按时出图； 可能的解决方法： 换电脑机位； 请设备人员配置我的个人电脑； 如果不能解决电脑安排，可以考虑将工作转交其他同事，以免耽误进度
请您考虑
知识管理提议 程序开发后续有两项工作，1. 程序细节完善，2. 程序技术文档
问题是时间有限，最多完成其中一项； 程序的功能需要长期完善，短期难以完成，技术文档整理更加紧迫
如果不能尽快整理技术文档： 程序规模很大，后期难以维护； 程序代码难以交接，成果流失； 两害相权取其轻，建议先做技术文档
请您安排
3.3 后续计划 后续计划是汇报邮件中最具 建设性 的部分，推动团队项目进展的关键
在工作总结和问题分析的基础上提出后续工作计划，更容易引起领导的重视，比贸然的提议更有价值更显成熟
工作计划的表述模式为： 时间节点+预期成果
最好对预期的工作成果 量化描述 ，如： 8.15日，预期完成5张预应力钢束图绘制； 量化的工作描述优点在于： 个人评估工作计划的可行性； 便于领导把握总体工作进度； 主动提出后续计划是发挥主观能动性的最佳时机，借此机会可以将工作方向向自己的意向方向推动，主动承担和自己优势匹配的高价值任务，发挥个人优势
如： 考虑BIM模型在实际工作中还不成熟
如果有必要，我希望继续深入BIM技术实际应用： 建立三维可视化模型； 施工碰撞检查； 二维图纸输出； 具体工作，还请您决定
4. 写作风格 简明扼要 正文总结关键要点， 详细的成果可以增加附件
不要出现过长的句子和段落，充分考虑对方的阅读体验 层次清晰 用 小标题 和列表结构展示出清晰的层次，让对方查阅一目了然，清晰地看到关键要点
文档格式标准化，前后一致，用统一标准的形式表现内容， 降低思维切换成本
客观叙述 客观总结工作的成果和现有问题
可以有自己对工作问题的思考判断，但不要有个人对其他主观评价，尤其负面评价
如果需要表达主观意见，最好见面交流，而非邮件 简而言之，工作汇报邮件应当是“公对公”的话语风格检验的标准即为：这封邮件能否不加修改，直接抄送其他相关同事
5. 邮件汇报示例 6. 实战攻略 实际操作中还有一些需要注意的问题
6.1 时机 最好的时机是： 阶段汇报，工作日下班前； 一周汇报，周五下班前； 尽可能在公共工作时间发送邮件，以免打扰
具体情况视领导的工作习惯
6.2 摘要 如果邮件内容过长，简单总结摘要或关键词，务必领导在手机一屏之内了解你的要点
6.3 标准化 固定自己的写作表述方式 形成高效习惯，快速完成工作总结 节省领导的切换成本 6.4 图形化表达 过多的文字会造成阅读负担，要提高表达效果，可以采用思维导图，将结构内容可视化
6.5 附件 详细、具体的问题采用附件描述
附件文件较少的情况，直接发送文件，不要发送压缩文件，以便对方在手机快捷打开文件
6.6 请求建议 请对方给出工作建议，指出自己的不足
6.7 效果预览 重要的邮件先发给自己，检查有没有错误，在手机预览效果
iPhone 6的中号屏幕不要超过 三屏 内容，如果超过，果断删减
7. 总结 对于一个企业，工作总结邮件的价值在于： 保证信息对称 提供决策依据 推动业务进展 企业生而为 盈 ，个人对于企业价值无非 降低成本 创造价值 高质量的工作总结邮件同时推动了这两个方面