电算化下财务系统的内部控制问题探析 论文

一、   

引言：财务信息化与会计电算化
进入20世纪后期，特别是21世纪以来，国际互联网（internet）的出现，极大地促进了办公自动化的发展。高效便捷、智能灵活的优势为人们带来了极大的经济效益和社会效益。从财务会计的角度而言，计算机技术的发展，直接使手工记账转变为会计软件记账，也就是我们所说的会计电算化。随着网络技术的发展，更进一步产生了分布式记账系统（如NC），也产生了以财务为基础的企业管理系统，如ERP。它极大地改善了财务工作的效率、质量，改变了传统财务工作的理念、流程甚至职能范围。
电算化下财务系统改进内部控制的必要性
传统的内部控制是基于实体财富流转的关键环节设置的，如授权控制、不相容职务分离、内部审计监督等等。但在新的形势下，财务工作已经呈现出与以前任何历史时期都完全不同的特点。首先，财务信息甄别的难度增加。信息的复杂性决定了信息甄别的难度。其次，财务工作的载体发生了变化。新形势下，财务工作的载体层出不穷，并且结合不同的表现模式或工作需要，可以采用完全不同的载体。对于内控而言，其信息处理流程已经从纸质审批转变为OA授权网上审批，签署文件也可以是网上签署。最后，对于信息保密工作而言，其难度就更大了。由于财务信息承载于超媒体上，且互联网无法做到真正的物理隔离，因此，必须审慎地面对这些变化与新的风险控制环节，来改进会计电算化条件下的内部控制工作。
二、   

会计电算化条件下财务系统内部控制的改进思路
（一）加强对计算机系统的硬件和软件管理
这方面主要是涉及到内部控制的输入环节。首先，对于接触计算机硬件的人员进行严格甄别管理。一方面，无关人员不得接触财务专用计算机，更不得进入中心机房进行任何操作。对于专门从事备份的IT工作人员，必须具有较高的专业素质与职业道德观念。会计电算化系统是一门边缘学科，对财务人员的综合素质要求很高。选择合适的财务管理软件。企业要根据《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》选择合适的、经财政主管单位批准的财务软件，建立适合本单位的会计电算化管理体制与相关制度，并严格执行。
（二）加强企业内部岗位分工控制
在手工财务处理系统中，通过出纳、会计、会计主管、稽核等岗位，对于纸质凭证及相关附件进行多层审核，可以较好地明确责任，审核会计信息是否真实、准确。在会计电算化条件下，这些工作都变成了电子档案进行处理，对于信息真实性的审核在一定程度上被弱化。因此，单位必须考虑电算化条件下内部岗位的合理分工，实现互相制约、互相监督，以减少错蔽的可能。在具体操作上，以笔者所在企业为例，要求网上审批的一律需要扫描原件到系统中进行查验，并且在最后付款、报销时，各相关责任人需要提交原件，且由责任人的上级签字确认。
（三）实行严格的授权控制
对于防止电算化系统被非法侵入，舞弊或篡改行为，对系统要实行严格的授权管理。电算化系统亦可参考传统会计岗位设置，分为凭证录入员、凭证审核员、结账人员、报表人员等。必须明确上述各岗位的权限，如凭证录入与审核不得兼任等。杜绝未经授权人员操作会计软件，防止会计人员越权使用软件。各单位应根据本单位的实际情况，设专人保存上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容等并与软件中的“日志管理”相比较，开展日志审计。
（四）财务工作者要提高安全意识，强化信息保密工作
由于工作性质，财务人员日常接触大量机密文件，一旦泄露，很可能会给整个单位造成极大的被动，造成无法估量的损失。各种信息载体都可能成为“黑客”攻击的对象，防不胜防。随着网络规模扩大，数据共享的程度越来越高，单位内部信息交流日益频繁，一些单位的数据库要与国家甚至更大范围的网络紧密联系，使得泄密变得更加容易。因此，单位要对财务数据经常进行备份工作。对磁性介质存放的数据要保存双备份。此外，还必须制定会计电算化系统发生意外事故时会计数据的维护制度，解决因发生意外事故，而使数据混乱或丢失的问题。
三、   

结论
财务信息化始终围绕信息收集、交换、处理、存储的深度进行演变。在信息爆炸时代，信息量成几何级数增长，信息已实现货币化和资产化，信息即财富。在电算化条件下，财务工作的重心正在于对单位内外部各种信息的收集、整理、传达，通过对信息的处理，进行事务安排，供决策支持。在实践中，企业应不断建立和完善科学的电算化内部控制制

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