随着社会信息化程度的推进，人们的工作和生活对档案信息的依赖和需求越来越大，对利用网络实现档案信息共享的要求越来越迫切，对档案工作服务的信息化要求也越来越高，传统的档案服务模式及其他业务环节已不断受到新的挑战
我公司作为电站设备制造的龙头供应商，随着近几年业务量的迅猛攀升，对产品图纸档案的需求越来越频繁，使我们在提供档案图纸利用上产生了严重的瓶颈问题
这就迫使我们需要改变原来手工提供档案利用的传统模式，转而采用信息化来适应公司对产品档案的频繁利用
我们认为，档案信息化建设之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节必须进行深入的分析和研究，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案的信息化和数字化之路
1 应充分认识到档案信息化建设的迫切性 1.1 档案信息化，可提高档案管理工作效率
传统的档案管理只是停留在落后的手工纸质的作业方式上，工作效率极其低下
我们公司原先的产品图纸复制采用手工晒图的方式，不仅消耗了大量的人力成本，而且速度慢、效率低
往往需要大批人员通过加班加点还不能满足技术部门和生产车间对图纸的旺盛需求
而现代化管理采用的是信息化的管理，开放的管理
只有实现档案信息化网络化，才能打破原来档案利用中的种种限制，使档案管理的理念从封闭走向开放
1.2 档案信息化是形势发展的需要 如今是信息化的时代，档案管理走向现代化是一个必然的结果
档案管理现代化，就是要把先进的科学技术手段应用于档案管理，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的
因此搭建企业数字化档案馆为企业发展服务已势在必行，其一，企业档案馆是企业保管和提供利用档案信息的职能部门
对制造型企业来说特别重要的是产品图纸档案，目前我馆藏有数十万份产品图纸资料，承担着为企业各部门和客户提供图纸资料的重要服务工作
如此众多珍贵的档案信息资源靠手工在最短的时间内提供复制利用，那是不现实的
其二，档案载体的更新换代也促使要求档案馆的数字化
档案由原始的甲骨、竹笺、丝帛到缩微和纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史
1.3 企业员工和客户的强烈需求 当今，人们的工作节奏越来越快，时间观念意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作要求在第一时间内完成
广大员工对档案信息需求量在不断增加，尤其是集团公司与下属工厂，在地理位置分隔较远情况下要查阅产品图纸十分困难，来回要好几十公里，他们迫切要求信息共享
还有一些产品零部件供应商，他们在加工产品前必须要熟知产品的制造工艺技术
于是就迫切需要产品图纸以及技术规范等详细资料，这恰恰只有在档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所
2、档案信息化基础设施建设的误区 在实际工作中，某些部门对档案信息化建设的认识还存在着一定的错误认识： 2.1、认为高端先进的机器设备就代表信息化的高水准
既然要进行信息化建设，就应该买最好的硬件设施和最好的软件系统，再配备最好的网络就可以了
从表面上看似乎是具备了信息化建设的良好条件，其实往往忽略了软硬件设备之间的兼容性和软件功能的全面性
没有明确的实施目标，相互攀比，一味求新做大，往往信息系统建成后软硬件兼容性差，功能上重叠，应用上复杂繁琐，甚至可能出现闲置的情况，最终不能满足日常工作的需要，浪费了人力和财力
2.2、信息化建设一步到位，一口气吃成大胖子 实际工作经验告诉我们，信息技术发展日新月异
今天买来的设备和系统可能是比较先进的，但是过了一段时间又将是过时的产品和技术
所以我们不能认为买设备一定要力求最好最先进的，我们宁可人等设备而不可设备等人
技术和硬件的更新周期短频率高，今天还能使用的产品到了明天可能就是淘汰的产品，因此这种一步到位的思想观念是非常错误的，也是严重制约和影响信息化基础设施建设的
应当本着统一部署、标准先行、分布实施的原则进行档案信息化的基础建设，这样才能合理、有序，节约资金少走弯路
3、提高档案标准化、规范化水平是推进档案信息化建设的基础 档案标准化的建设是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面的建设
3.1、档案文件的创建需要标准化和规范化 信息化时代使得电子文件大量涌现，电子档案管理日益成为人们日常工作中突出和头疼的问题
快速发展的档案信息化迫切需要