2016-10-13
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财务常用Excel公式解释：补全完整科目名称

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文/作者：龙逸凡

本文经授权转载

前言

前段时间写的财务工作常用Excel公式集锦及解析(第一季） – Excel偷懒的技术 – 知乎专栏，有朋友说看不懂那些复杂的公式，比如根据导出的科目余额表，补全完整科目名称的公式：
=IFNA(VLOOKUP(LEFT(A8,-LOOKUP(0,1-FIND(".",A8,ROW($1:$20)))),A$1:C7,3,)&"-"&B8,B8)

现做一个详细解析：

公式思路：

我们观察科目代码的规律可以发现，所有明细科目的代码都是在上一级科目代码后顺序添加“.01"、".02"……明细代码，也就是说前面的部分都与上一级相同。

因而，我们只要截取前面相同部分的代码，然后用vlookup查找引用上级科目的完整科目名称（C列），再添加上本级科目的名称即可（C列），比如：“1122.01.020.09”科目代码，要补全其科目名称，只需先截取出其上一级科目代码“1122.01.020”，然后使用Vlookup函数，查找引用上一级科目名称"应收账款-重点客户-北京",然后补上“-"和本级科目名称"北京华章公司"即可。

具体编制方法：

那如何截取出“1122.01.020.09”科目代码的“1122.01.020”呢？

如果明细科目代码有规律的话，比如都是两位，可以使用Left函数编制公式：

=left(A8,len(A8)-3)

来截取，但是由于明细科目代码有二位的，也有三位的，所以不能使用此公式，只能先查找最后一个"."的位置，然后根据其位置来截取上级科目代码。

那如何查找最后一个"."的位置呢？

可以使用公式下面的公式来查找
＝FIND(".",A8,ROW($1:$20))

ROW($1:$20)会生成1到20的常量数组：

{1;2;3;4;5;6;7;8;9;10;11;12;13;14;15;16;17;18;19;20}

此公式的意思是：依次从A8单元格的第1位、第2位…第20位开始查找"."符号，查找到就返回其位置数，如果没有查找到，就会出错，返回#VALUE!。

因而，此公式将生成一个由错误值及"."所在位置组成的序列：

{5;5;5;5;5;8;8;8;12;12;12;12;#VALUE!;#VALUE!;#VALUE!;#VALUE!;#VALUE!;#VALUE!;#VALUE!;#VALUE!}

从上面的序列可以看出，12就是“1122.01.020.09”代码中最后"."的位置数，那如何从上面序列中取到这个值呢？它在序列中的顺序号并不固定，但有一点是确定的，就是“除去错误值#VALUE!，它就是最后的值”了。所以我们可以利用Lookup的特点来取到这个值。

LOOKUP有三个特点：

1、会忽略错误值

2、要求查找对象按升序排列，并且按二分法来查找

3、如果 LOOKUP 找不到与“查找值”相等的数，它会使用“应查找区域”中小于或等于 “查找值”的“最大值”（注意：不是查找对象中的最大值）

因而可以编制下面的公式：

＝LOOKUP(0,1-FIND(".",A2,ROW($1:$20)))

这个公式为什么能刚好取得最后一个非错误值呢？

这是由于

1-FIND(".",A2,ROW($1:$20))会生成下面的序列：

{-4;-4;-4;-4;-4;-7;-7;-7;-11;-11;-11;-11;#VALUE!;#VALUE!;#VALUE!;#VALUE!;#VALUE!;#VALUE!;#VALUE!;#VALUE!}

忽略掉错误值，相当于{-4;-4;-4;-4;-4;-7;-7;-7;-11;-11;-11;-11}，

根据二分法，LOOKUP先取最中间那个值（－7）进行判断，－7小于查找对象零值（0），由于LOOKUP要求按升序排列，所以它很傻很天真地认为“右边的数比－7大，只有在右边才有可能找到0值”，LOOKUP就会按二分法在右边继续查找零值。

由于右边的数实际上都是小于零的，所以，LOOKUP会一直查找，直到查找到最后一个－11，根据规则“查找对象按升序排列”，这个－11它是最一个位置了，肯定就是最大值了，所以LOOKUP最终返回－11。

然后，我们再在公式前加个负号将其转换为正数，然后使用Left函数截止左边的11位代码：

＝LEFT(A8,-LOOKUP(0,1-FIND(".",A8,ROW($1:$20))))
就可得到上级科目代码“1122.01.020”了，

再使用VLOOKUP查找引用得到上级科目名称，公式：
＝VLOOKUP("1122.01.020",A$1:C7,3,)&"-"&B8

也就是：

＝VLOOKUP(LEFT(A8,-LOOKUP(0,1-FIND(".",A8,ROW($1:$20)))),A$1:C7,3,)&"-"&B8

大家要注意本公式所在的单元格是C8，公式的查找范围是A$1:C7,这是混合引用，查找范围的起始行是固定的（A$1)，查找范围的最末行不是固定的（C7），会随着下拉填充公式时，自动变为C8、C9、C10…….，也就是随着公式下拉填充，会自动将前面已经补充完整的会计科目名称包含进来，这个借用前面公式计算结果的公式的编制思路值得大家学习借鉴。

如果没查找到，那就是新科目，新科目直接引用其科目名称即可
=IFNA(VLOOKUP("1122.01.020",A$1:C7,3,)&"-"&B8,B8)

即最终公式：
=IFNA(VLOOKUP(LEFT(A8,-LOOKUP(0,1-FIND(".",A8,ROW($1:$20)))),A$1:C7,3,)&"-"&B8,B8)

总结：

本公式有二点值得仔细揣摸学习：

1、找到最后一个特定字符的公式：-LOOKUP(0,1-FIND(".",A8,ROW($1:$20)))

2、借用前面公式的计算结果。

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