10个小技巧,让你的Word操作效率翻10倍

Word 是学生和职场人士最常用的一款软件之一。但是90%的人只懂得它10%的功能，其实这是大家最熟悉的陌生人。

一旦遇到较复杂的排版情况，很多人可能被折磨得发狂。在一次次受虐之后，发出一声感叹——Word真™难用！

但是，只要你掌握Word的核心技巧，工作就不再是煎熬！

下面我就传授给你，Word中如有神助的技巧。

01批量复制粘贴格式

如果要把标题一的格式复制给其他标题，你会怎么做呢？

大多数人都知道，可以用格式刷。

操作过程是这样的：

① 选中标题一

② 单击格式刷

③ 点击标题二

④ 再次选中标题一

⑤ 再次点击格式刷

⑥ 点击标题三

……

循环重复，直到全部刷完为止

但是你是否知道，格式刷还可以连刷？

你只需要在选中标题一后，双击格式刷，就能省去重复点击格式刷的操作，直接把格式刷给其他标题。

（PS：PPT中的动画刷也能双击后连刷）

但是复制粘贴格式，King更喜欢的是直接用快捷键。

众所周知，Ctrl+C / V 是用来复制粘贴内容的。

那你知道加上 Shift 键后他们会变成什么吗？

用快捷键的好处，按下C后，格式直接保存在后台，需要用时按一下V。

即使复制后，中间有做过其他编辑操作，仍然可以继续粘贴。

而在跨页面粘贴格式时，不用担心意外退出格式刷。

（PS：PPT中也可以用哦）

如果你尝到快捷键的好处，就去把常用的快捷键全部翻出来吧。

打印或截图放在你的桌面上，有意地去使用它们，形成习惯，就能大大提升操作效率。

但是即使用 Ctrl+shift+V，还是要一次次选中目标对象，把格式粘贴过去不是吗？

如果我有10个标题，就还是要操作10次。

那我有没有办法，可以一次就选中所有要改的标题，然后把格式一次性粘贴过去呢？

有！这时候我们就要用Word里边非常神奇的一个功能，叫 选中格式相似文本

02批量选中格式相似文本

我先 Ctrl + Shift + C 把标题一的格式复制到后台。

然后点击标题二，再点击下图所示的按钮，把所有标题选中。

剩下的标题就全部选中了，再Ctrl+Shift+V一下就能全部搞定。

你Get到了提高操作效率的秘诀了吗？

要提高操作效率，最有效的，并不是死记硬背的快捷键，更厉害的是掌握一个重要心法：重复的操作必有批量完成的方法！

如果你有批量完成重复操作的意识，主动地去找解决方法，就能事半功倍：

① 要重复调整多个段落的格式 —— 批量选中，批量粘贴格式

② 要在页面顶部重复插入公司Logo —— 在页眉里插入Logo

③ 重复的错别字要全部修正 —— 替换法

虽然看的是招式，但是背后的意识心态，才是高手和小白的真正差距所在。

快捷键和选中格式相似文本这两个技巧，更多的是在文档已经做好了以后，重新编辑文档的时候用。

但如果你要开始写一篇很长的文档，比如论文、活动方案、标书等，下面这个技巧你一定要会！它是整个Word排版的核心，用好它，能够帮你你大大地节省反复修改的时间。

03样式管理-批量套用和修改的秘诀

一个占据了开始菜单1/2面积的工具，你怎么能够忽视？

比如，我做好了一个一级标题的格式，只要在样式栏里，点击右键更新并匹配到标题1样式，就将级别1的标题格式放到了样式库里。

下一个标题还用到这个格式，怎么办呢？

直接点击标题样式就可以套用！

接着输入文字就直接是设定好的格式。

有了这个功能，就再也不用担心，BigBoss突然说，一级标题全部缩小一号，颜色全部换成喜庆大红色了……

为什么呢？

因为King已经给全部一级标题套用了标题1样式，我只需要改一个标题的格式，然后右键更新匹配到标题1，全部一级标题的格式就齐刷刷地改过来了，真的是1秒钟搞定！

样式就相当于一个容器，把所有的格式（大小、行距、颜色、缩进、边框、底纹等等都包含在内）都打包放在了这个容器里，你需要用到时，点击一下，就把这些格式套在你所选的文字段落上。

如果没有套用样式的话，就得全部改一遍……这还能早早下班吗？

以后要做长文档的排版，知道怎么做了吗？

你得先规划好各级文本的样式，再写作时就可以直接套用。这样就可以专心在内容编写上，而不用操心格式问题。

04秒杀多级编号–自定义多级编号

比如，写论文、方案之类的文档，每一个级别的格式都不一样：

什么？这些编号你都是手打出来的？

真是努力感人……

万一中间哪一块内容要调一下顺序，新增或者删除一个小节内容，你估计会改到吐血 ~

在自动编号旁边就有一个自动多级列表功能，你可以直接用起来！

但 …… 这还不是最厉害的，它可以和样式关联在一起！

在多级列表菜单中选择【定义新的多级列表】，展开【更多】选项后，就能将每一级别的编号和不同级别的标题样式链接到一起。在你套用样式时，它就自动帮你续上编号！

轻轻一点，就自动排好各级编号，增、删、改都能自动更新编号。

从今往后，再也不要手贱的一个个手打了。

像论文、标书这种很长的文档，除了各级文字的格式，还有一项内容非常重要。

对，目录！

这个少不了，而且也可以自动生成！

05自动生成目录

在插入菜单下，直接就有一个目录功能，点一下插入目录就能自动生成。

整齐划一，美观大方的目录就一键生成了，如有修改内容，右键点击可以一键更新，再也不用手工调整页码。

但是这个功能有一个前提。

只有套用了内置的标题样式，才会显示在目录中！

所以，这几个功能是环环相扣的：

自动多级编号 —— 样式 —— 目录

只要用好这几个核心功能，相信你的长文档排版效率，真的能够提高10倍以上。

如果你觉得Word排版是个煎熬，麻烦，不方便修改，可能真的是因为你对它还不够熟悉。

06一键速查修改痕迹

我们用Word做方案，可能经常会碰到这种情况，把文档发给老大或者其他同事审阅，结果一通修改，直接把最终的文档丢回来。没有任何标注的痕迹，怎么知道改了哪里呢？

万字长文，如果真的要两份文档逐字比对，熬夜通宵都找不完。

Word中有一个很贴心的功能，叫比较文档

在审阅菜单下，打开比较窗口，选定修改前后的文档，点击确定，就能让修改痕迹无所遁形。

07批量打印奖状、证书、邀请函

King以前搞企业文化活动，经常要做一件事情，每个月做、每半年要做，每个年底也要做。

就是打印奖状、邀请函、席位卡，一打就是几十份，上百份。

为了偷懒，就找到了一个绝佳的偷懒妙招 —— 合并邮件。

用这个功能，我只要花10几分钟把模板做好，然后把获奖人员的信息表准备好，按下打印键，就坐等奖状打印出来，悠闲的去喝杯咖啡。

合并邮件的基本原理就是：

① 所有相同的内容，做一份Word模板

② 所有不同的内容，做一份Excel信息表

③ 将Excel中的列标题，以域的形式插入到Word模板中

设置完，马上就可以预览到每一份奖状最终效果，一键发送到打印机，就可以一次性打印出成百上千份，有多少打印多少，只需一次操作。

而且下一次要用，完全不用修改模板，直接修改Excel表里的人员信息就可以了。

那个酸爽啊。

这一招还可以用来打印工资条、证书、胸卡、席位牌、信封、请柬 等等等……

简直就是大规模杀伤武器。

08文本一键转成表格

如果有左边的一份文本，要做成右边的表格，你会怎么做？

普通人可能就是，插入表格，然后开启鬼畜模式：

剪切-粘贴

剪切-粘贴

剪切-粘贴

……

实际上，高手只需要一次操作就够了！

① 选中文本

② 插入表格（文本转表格）

③ 选定划分行列的标记，也就是分隔符

④ 确定，一键转成表格

PPT最忌讳的是Word搬家。但是有些内容呢，真的没法删减，但是可以做成表格，可以看得更清晰一些。所以这一招，King经常在做PPT的时候用。

将PPT页面的内容复制粘贴到Word中，做好分隔，然后一键转成表格，再粘贴会PPT中，真省事。

只要你懂得了原理，那做分隔的方法也可以有偷懒的方法。比如说

这样的一份文字，怎么转成右边的表格呢？

直接以段落标记为分隔符，转换表格不会自动的变成两列。

这时候我们就可以请出另外一个绝招 —— 替换

09替换法的妙用

替换法，字面上很好懂。比如文档里有69个@文剑武书生King，要把它全部都改成King。可以直接这样做：

查找：@文剑武书生

替换：（留空）

全部替换，就删掉了全部前缀

那这个和表格转换有什么关系呢？你知道吗，word里边的替换不仅能够替换文字，还能替换符号。

从左图到右图，只有一次替换的距离

查找：^p1

替换为：^t1

全部替换，这一招也经常用来处理Excel中的文本转表格，要比Excel函数公式简单得多。

Tips：

^p，代表段落标记，^t是制表符，代表文本中的表格分界，这两个代码在替换选项的特殊格式里可以直接找到，不用死记。

最后再给大家介绍一个万能快捷键 F4。

10万能快捷键

假如你的上一部做的是修改文字颜色，下一个你要继续修改，只要选中，按F4；

上一个你是粘贴了一个对象，继续按F4，就会继续粘贴一个；

上一次你做的删除，按F4，他就变成了删除功能。

简直就是有超能力的快捷键。

（P.S PPT、Excel里也经常用）

当然，看过并不等于你就会了。任何一项技能的习得都离不开大量的实践和练习。要想成为真正的Word高手，在职场中应付各类文档都能得心应手，离不开：

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