10个小技巧,让你的Word操作效率翻10倍


Word 是学生和职场人士最常用的一款软件之一。但是90%的人只懂得它10%的功能,其实这是大家最熟悉的陌生人。

一旦遇到较复杂的排版情况,很多人可能被折磨得发狂。在一次次受虐之后,发出一声感叹——Word真™难用!

但是,只要你掌握Word的核心技巧,工作就不再是煎熬!

下面我就传授给你,Word中如有神助的技巧。

01批量复制粘贴格式

如果要把标题一的格式复制给其他标题,你会怎么做呢?

10个技巧,让你的Word操作效率翻10倍

大多数人都知道,可以用格式刷。

操作过程是这样的:

① 选中标题一

② 单击格式刷

③ 点击标题二

④ 再次选中标题一

⑤ 再次点击格式刷

⑥ 点击标题三

……

循环重复,直到全部刷完为止

但是你是否知道,格式刷还可以连刷?

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你只需要在选中标题一后,双击格式刷,就能省去重复点击格式刷的操作,直接把格式刷给其他标题。

(PS:PPT中的动画刷也能双击后连刷)

但是复制粘贴格式,King更喜欢的是直接用快捷键。

众所周知,Ctrl+C / V 是用来复制粘贴内容的。

那你知道加上 Shift 键后他们会变成什么吗?

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用快捷键的好处,按下C后,格式直接保存在后台,需要用时按一下V。

即使复制后,中间有做过其他编辑操作,仍然可以继续粘贴。

而在跨页面粘贴格式时,不用担心意外退出格式刷。

(PS:PPT中也可以用哦)

如果你尝到快捷键的好处,就去把常用的快捷键全部翻出来吧。

打印或截图放在你的桌面上,有意地去使用它们,形成习惯,就能大大提升操作效率。

但是即使用 Ctrl+shift+V,还是要一次次选中目标对象,把格式粘贴过去不是吗?

如果我有10个标题,就还是要操作10次。

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那我有没有办法,可以一次就选中所有要改的标题,然后把格式一次性粘贴过去呢?

有!这时候我们就要用Word里边非常神奇的一个功能,叫 选中格式相似文本

02批量选中格式相似文本

我先 Ctrl + Shift + C 把标题一的格式复制到后台。

然后点击标题二,再点击下图所示的按钮,把所有标题选中。

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剩下的标题就全部选中了,再Ctrl+Shift+V一下就能全部搞定。

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你Get到了提高操作效率的秘诀了吗?

要提高操作效率,最有效的,并不是死记硬背的快捷键,更厉害的是掌握一个重要心法:重复的操作必有批量完成的方法!

如果你有批量完成重复操作的意识,主动地去找解决方法,就能事半功倍:

① 要重复调整多个段落的格式 —— 批量选中,批量粘贴格式

② 要在页面顶部重复插入公司Logo —— 在页眉里插入Logo

③ 重复的错别字要全部修正 —— 替换法

虽然看的是招式,但是背后的意识心态,才是高手和小白的真正差距所在。

快捷键和选中格式相似文本这两个技巧,更多的是在文档已经做好了以后,重新编辑文档的时候用。

但如果你要开始写一篇很长的文档,比如论文、活动方案、标书等,下面这个技巧你一定要会!它是整个Word排版的核心,用好它,能够帮你你大大地节省反复修改的时间。

03样式管理-批量套用和修改的秘诀

一个占据了开始菜单1/2面积的工具,你怎么能够忽视?

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比如,我做好了一个一级标题的格式,只要在样式栏里,点击右键更新并匹配到标题1样式,就将级别1的标题格式放到了样式库里。

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下一个标题还用到这个格式,怎么办呢?

直接点击标题样式就可以套用!

接着输入文字就直接是设定好的格式。

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有了这个功能,就再也不用担心,BigBoss突然说,一级标题全部缩小一号,颜色全部换成喜庆大红色了……

为什么呢?

因为King已经给全部一级标题套用了标题1样式,我只需要改一个标题的格式,然后右键更新匹配到标题1,全部一级标题的格式就齐刷刷地改过来了,真的是1秒钟搞定!

样式就相当于一个容器,把所有的格式(大小、行距、颜色、缩进、边框、底纹等等都包含在内)都打包放在了这个容器里,你需要用到时,点击一下,就把这些格式套在你所选的文字段落上。

如果没有套用样式的话,就得全部改一遍……这还能早早下班吗?

以后要做长文档的排版,知道怎么做了吗?

你得先规划好各级文本的样式,再写作时就可以直接套用。这样就可以专心在内容编写上,而不用操心格式问题。

04秒杀多级编号–自定义多级编号

比如,写论文、方案之类的文档,每一个级别的格式都不一样:

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什么?这些编号你都是手打出来的?

真是努力感人……

万一中间哪一块内容要调一下顺序,新增或者删除一个小节内容,你估计会改到吐血 ~

在自动编号旁边就有一个自动多级列表功能,你可以直接用起来!

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但 …… 这还不是最厉害的,它可以和样式关联在一起!

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在多级列表菜单中选择【定义新的多级列表】,展开【更多】选项后,就能将每一级别的编号和不同级别的标题样式链接到一起。在你套用样式时,它就自动帮你续上编号!

轻轻一点,就自动排好各级编号,增、删、改都能自动更新编号。

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从今往后,再也不要手贱的一个个手打了。

像论文、标书这种很长的文档,除了各级文字的格式,还有一项内容非常重要。

对,目录!

这个少不了,而且也可以自动生成!

05自动生成目录

在插入菜单下,直接就有一个目录功能,点一下插入目录就能自动生成。

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整齐划一,美观大方的目录就一键生成了,如有修改内容,右键点击可以一键更新,再也不用手工调整页码。

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但是这个功能有一个前提。

只有套用了内置的标题样式,才会显示在目录中!

所以,这几个功能是环环相扣的:

自动多级编号 —— 样式 —— 目录

只要用好这几个核心功能,相信你的长文档排版效率,真的能够提高10倍以上。

如果你觉得Word排版是个煎熬,麻烦,不方便修改,可能真的是因为你对它还不够熟悉。

06一键速查修改痕迹

我们用Word做方案,可能经常会碰到这种情况,把文档发给老大或者其他同事审阅,结果一通修改,直接把最终的文档丢回来。没有任何标注的痕迹,怎么知道改了哪里呢?

万字长文,如果真的要两份文档逐字比对,熬夜通宵都找不完。

Word中有一个很贴心的功能,叫比较文档

在审阅菜单下,打开比较窗口,选定修改前后的文档,点击确定,就能让修改痕迹无所遁形。

07批量打印奖状、证书、邀请函

King以前搞企业文化活动,经常要做一件事情,每个月做、每半年要做,每个年底也要做。

就是打印奖状、邀请函、席位卡,一打就是几十份,上百份。

为了偷懒,就找到了一个绝佳的偷懒妙招 —— 合并邮件。

用这个功能,我只要花10几分钟把模板做好,然后把获奖人员的信息表准备好,按下打印键,就坐等奖状打印出来,悠闲的去喝杯咖啡。

合并邮件的基本原理就是:

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① 所有相同的内容,做一份Word模板

② 所有不同的内容,做一份Excel信息表

③ 将Excel中的列标题,以域的形式插入到Word模板中

设置完,马上就可以预览到每一份奖状最终效果,一键发送到打印机,就可以一次性打印出成百上千份,有多少打印多少,只需一次操作。

而且下一次要用,完全不用修改模板,直接修改Excel表里的人员信息就可以了。

那个酸爽啊。

这一招还可以用来打印工资条、证书、胸卡、席位牌、信封、请柬 等等等……

简直就是大规模杀伤武器。

08文本一键转成表格

如果有左边的一份文本,要做成右边的表格,你会怎么做?

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普通人可能就是,插入表格,然后开启鬼畜模式:

剪切-粘贴

剪切-粘贴

剪切-粘贴

……

实际上,高手只需要一次操作就够了!

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① 选中文本

② 插入表格(文本转表格)

③ 选定划分行列的标记,也就是分隔符

④ 确定,一键转成表格

PPT最忌讳的是Word搬家。但是有些内容呢,真的没法删减,但是可以做成表格,可以看得更清晰一些。所以这一招,King经常在做PPT的时候用。

将PPT页面的内容复制粘贴到Word中,做好分隔,然后一键转成表格,再粘贴会PPT中,真省事。

只要你懂得了原理,那做分隔的方法也可以有偷懒的方法。比如说

这样的一份文字,怎么转成右边的表格呢?

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直接以段落标记为分隔符,转换表格不会自动的变成两列。

这时候我们就可以请出另外一个绝招 —— 替换

09替换法的妙用

替换法,字面上很好懂。比如文档里有69个@文剑武书生King,要把它全部都改成King。可以直接这样做:

查找:@文剑武书生

替换:(留空)

全部替换,就删掉了全部前缀

那这个和表格转换有什么关系呢?你知道吗,word里边的替换不仅能够替换文字,还能替换符号。

从左图到右图,只有一次替换的距离

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查找:^p1

替换为:^t1

全部替换,这一招也经常用来处理Excel中的文本转表格,要比Excel函数公式简单得多。

Tips:

^p,代表段落标记,^t是制表符,代表文本中的表格分界,这两个代码在替换选项的特殊格式里可以直接找到,不用死记。

最后再给大家介绍一个万能快捷键 F4。

10万能快捷键

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假如你的上一部做的是修改文字颜色,下一个你要继续修改,只要选中,按F4;

上一个你是粘贴了一个对象,继续按F4,就会继续粘贴一个;

上一次你做的删除,按F4,他就变成了删除功能。

简直就是有超能力的快捷键。

(P.S PPT、Excel里也经常用)

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当然,看过并不等于你就会了。任何一项技能的习得都离不开大量的实践和练习。要想成为真正的Word高手,在职场中应付各类文档都能得心应手,离不开:

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