PPT制作教程 自恋or体贴?别让烂PPT搞砸你的好生意商评实用Tips

商评编者按

PPT现在俨然成为演讲、汇报和市场宣传的“标配”。然而,如果PPT做得不好,可能会让听众和潜在客户对你和你推荐的好产品和好服务生出反感。本文作者徐孝民先生从听众和客户角度,给大家推荐一些改善PPT效果的小Tips。

前些日子一位从印度来的推销员通过关系来到我的办公室,说他们公司在休斯敦设立了办事处,可以提供与现在市场领头的美国K公司同样的产品,希望有机会向我介绍他们的产品。印度制造,物美价廉,值得听听。我想方设法安排出时间,坐在会议室里听他的专门介绍。谁知从他的第一张PPT开始,我心里就凉了半截儿:标题字体纤细,大小写不符合规范。接下来就是密密麻麻的文字,模糊的图片,加上这位先生一字不舍地读屏幕……整个过程,令人崩溃。我礼貌地听完,没有提一个问题,只是说今后有需要时会打电话找他。可是,我还会找他吗?就凭这样的介绍,我怎么能相信他在千里之外的工厂会出好产品?

PPT现在俨然成为演讲、汇报和市场宣传的“标配”。无酒不成席,没有PPT,你都不好意思说自己在“演讲”。然而,如果PPT做得不好,可能会帮倒忙,让听众和潜在客户对你和你推荐的好产品和好服务生出反感。接下来,我就从听众和客户角度,根据我这些年听过的“PPT式演讲”,推荐一些改善PPT效果的小Tips。

1

了解你的听众,看人下菜碟

你要了解听众已经知道些什么,期待什么,对什么感兴趣;然后斟酌你应该讲什么,传播什么,集中在什么问题上?最常见的失败例子是甭管见谁都用同一套PPT来宣讲,其结果可能是,专业技术听众觉得老生常谈,非专业人员觉得雾里看花。

2

围绕“卖点”,写个提纲

在动手制作PPT前,一定要列出每一部分的要点,特别是开头、主体和结尾的主题,你肯定有一些数据和实例来支撑各个主题,不妨把它们也列出来。这样你就不会跑题,也不会遗漏了重要信息,当然,你若会使用思维导图,那就完美了。PPT的用途是帮听众理解和记住你要推荐和宣传的关键点,所以你必须事先明确:自己想“卖”什么?卖点是什么?然后围绕着这两点来架构。当然,这个提纲可以随后根据实际进展修正,但是一开始必须有“纲”,且不离“纲”。

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3

切忌大段文字和朗读PPT

整个PPT制作都应该直白,简单,只使用关键字,尽量不要用句子。PPT应该是演讲内容的形象化显示,而不是演讲内容本身。文字太多,听众会因为读着累而分散注意力并产生厌倦。如果你确实记不住,不得不一字一句地读,可以利用PowerPoint的提示功能,把文字显示到计算机屏幕上给自己看,而不要投射到大屏幕上。如果你实在“欣赏”自己的文字,想把它们显示在大屏幕上,那么拜托,请至少不要背对着听众去读屏幕。

4

细节是魔鬼,体谅听众

要避免使用闪烁文字,淡入淡出,花边装饰,花体文字等等,那是学生业余玩的把戏,在商务场合只能令人眩晕。正文通常使用黑体字就行,朴实端方,这种字要配白色底版,因为最容易看清楚。标题等处可用其他字体,但每一页PPT的字体最好不要超过三种。排版切忌拥挤,要留白,要透气。文字应该左对齐或右对齐,避免居中对齐,因为这不符合人们的视觉阅读习惯要保持所有PPT格式一致,不要从其他不同文件里复制不同格式或颜色的片子,不加任何处理,统统堆砌到一个演讲PPT文件里,像个什锦色拉大拼盘。如果必须使用公司设定的彩色模板,记得要调整对比度,让观众看得更清楚。

5

读图时代,一图胜千言

图片可以成功地抓住读者眼球,但必须是清晰度高、有冲击力或有趣的图。千万不要从网络上随便下载一张图片拉大后用于PPT,模模糊糊的,只会让你的听众捉急抓狂。当然更应该避免使用未经版权许可或涉及客户技术秘密的图片。尽量避免使用微软PowerPoint工具包里的标准图标,因为这些玩意儿已经被人用滥了,你若再用会让人觉得你很low,而且out了。你可以使用自己或专业摄影师拍摄的高品质照片,或者从网上下载(付费或者免费,注意版权)高清照片,或者干脆由自己或请专业美术人绘制图片。

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6

数据曲线或图表的颜色和亮度也有讲究

若需要显示数据,可以用电子制表软件把数据转化成图表——曲线图、饼状图,或者柱形图,然后把图表粘贴到PPT片子里。 应该注意,数据图表的颜色必须在制表软件里选择好。选择图表颜色要考虑你演讲的环境光线在较暗的屋子里,可以使用暗底色衬白色图;在较明亮的场合,则应选择较浅的底色配深色图。

7

动画和视频片段真的会亮瞎眼

现在动画和视频制作越来越受欢迎,也越来越方便了。但是,过多使用动画或动态字,会让观众感觉像在看电视剧的“弹幕”,飞来飞去,让人应接不暇,反而会冲淡你的演讲效果。视频短片一定要短,1~3分钟足矣,而且要切题。不要迷恋花哨的音响效果,不然看着看着,听众就会走神儿把演讲者忘了。

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7

注意节奏起伏,这不是念经

这不仅仅是PPT的制作,也是演讲人风格问题。一般来说,应该在演讲中间插入几次听众提问,自问自答或者幽默包袱等等,以使听众保持兴趣和注意力集中。演讲者自己也可以借此机会停顿一下,调整一下语速、语气和音量。演讲中一定要不时停顿一下,与听众有眼神交流,而不应像拖拉机似的低头自语,滔滔不绝,讲到南墙才停下来。

9

重要的事情说三遍,反复明确和强调你的论断

这不只是你最后一张PPT的简明总结或结论,而是你整个演讲都应该围绕着这个论断,重复和强调它,因为它是你希望“卖”给听众让他们带回家的东西。有时候,你还要额外准备一些PPT片子,准备回答听众的即兴提问,为你的论断提供解释、背书和辩护。

10

要彩排,必须的

正式演讲前不妨多练习几遍,讲给你的同事和家人听,或者录音自己听。在这个过程中,你可能会添加或减少PPT的数目,微调内容,让PPT更适合你的演讲风格和速度。

最后,如果让我用一个词来形容一套好PPT的品格,我认为是“体贴”二字。做演讲PPT,千万不要迷信那些所谓“一分钟多少张PPT”的教条。你的演讲,你做主,但同时你也得体贴听众。记住:最好的演讲,一定是令你自己舒服也令听众舒服的,只有这样,他们才会在不知不觉中记住、相信并接受你要“卖”的东西。

作者简介

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徐孝民(Simon Xu)

石油加工博士,现在休斯顿德西尼布公司从事技术管理工作。

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