一是公路档案管理思想认识不能适应新时期要求
当前,很多单位的公路档案管理思想不开放,思路不开阔,在档案收集、整理的范围中还只停留在上级文件、人事任免、会议记要、工作总结、工程竣工报告等一般性材料上,而对于新时期为适应公路系统改革而出现的新领域,如养护中心、产业开发等部门的档案资料却收集得很少,对于在现代化工程施工中产生的新材料、新工艺、新方法等高科技档案资料的整理、归档也很欠缺
二是公路档案管理人员不能适应新时期要求
目前,很多单位的档案管理工作人员年龄老化,档案专业知识贫乏,特别是档案现代化知识掌握极少,远不能适应时代要求;部分年轻档案管理人员工作能力差,专业水平低,综合素质不高,不能完全驾驭和适应当前的公路档案管理工作;档案人员更换频繁,同样也是制约档案发展的因素,为什么文化素质不高的同志任档案人员而且还时常更换呢?这主要是领导头脑中有一种思想上认识偏差,认为做档案工作量小、要求低,不需要太高素质的工作人员,认为差不多就可以了
三是公路档案管理设施不能适应新时期要求
随着公路事业的发展,公路档案的门类、载体也日趋多样,由原先单一的纸质,发展到现在的电子文件磁性载体,档案资料日趋丰富起来
而目前不少公路单位的档案管理设备还停留在七八十年代的水平上,缺少现代化办公设备对这些新型档案材质进行整理、归档、保管;有些单位虽然配备了微机等设备,也发挥不出真正的档案保管实质性作用
其实这样认识是非常不正确的
公路档案的收集、整理、归档、管理和档案室与时俱进的发展,有着十分重要的作用和意义
公路档案是公路部门现代化、科学化发展的历史记录,是促进全面工作、开创新局面的幕后保障,是领导科学、正确决策的参考依据,是生产建设的查考凭证,是科学研究的可靠资料、宣传教育的生动素材
公路档案管理工作还是创建文明行业的重要内容,是衡量一个单位综合文明程度的重要标志
因此,我们必须重视公路档案管理工作的发展
那么怎样做好新时期的档案管理工作呢?
第一,提高认识,加强领导
单位主要领导要充分认识公路档案管理工作的重要性,将其纳入发展规划,列入工作议事日程,加强学习,定期召开会议,安排研究部署落实
建立健全档案管理网络体系,明确各部门职责,形成党政工青妇团齐抓共管,使档案管理工作成为“聚焦点”,为各项公路业务工作目标管理提供可靠的全方位服务
第二,提高公路档案工作队伍的综合素质
提高公路档案管理工作人员的综合素质,是提高档案管理水平的“关键点”
档案人员应该热爱自己的本职工作,刻苦钻研,不断提高自己的专业知识和业务素质,适应新形势下档案工作的需要,有的放矢做好档案工作
要及时调整充实档案管理队伍,推动队伍年青化,提高队伍专业水平,及时举办公路档案现代化专业知识培训班,不断加强档案人员的职业道德,提升管理技能,培养一批政治信念强、专业水平高、爱岗敬业的新时期公路档案管理人才
第三,更新观念,开拓创新
当今社会从计划经济转化为市场经济,而市场经济就意味着效益经济、法制经济
公路档案工作人员要从指令性经济思维方式的桎梏中解脱出来,跟上新形势,树立起效益观念和法制观念,配合单位的经济活动,积极开发档案中的有用信息,采取一切可以采取的方式为公路的建设服务,这样就一定受到领导的重视和支持,档案室在单位中就会有影响,有地位,就能得到发展
第四,加大资金投入,增强基础建设
在推动档案管理人员年青化、专业化的同时,要积极投入资金,加强基础设施的建设,购置现代化档案管理设备,实现电子文件信息化管理程序办公,使公路档案管理在硬件跟上时代发展步伐,在软件上适应新时期要求
第五,确立目标管理,狠抓制度建设
实行目标化管理是保证档案材料齐全完整,提高管理水平,为公路现代化建设服务的一项重要工作
规范化目标管理分为详实的短期目标和可持续的长远目标,只有确立规范化目标管理,公路档案管理才“有奔头”
目标管理确立后,要参照档案管理法规,结合单位实际,建立健全岗位责任制,各种档案的收集、立卷、归档、统计、编目、保管、保密、借阅等配套制度
在工作中对照执行,规范运行,任务到口,责任到人,各司其责,分头把关,使公路档案管理工作有序开展
第六、倡导学习之风
学习是干好档案的基础一方面,当今的