一、 银行自助设备内部现金管理主要操作环节及风险表现特征
银行自助设备内部现金管理主要包括现金调拨、清机加钞以及自助设备长短款账务涉及现金的操作环节,及相关操作引起现金短缺、挪用甚至被贪污的风险管理
其具体表现特征如下:
(一) 现金调拨环节
自助设备进入清机维护前必须在账务系统先完成资金调拨处理,并进行账务核对
其表现特征为:人为进行超限额调拨,加钞金额超过自助设备物理容量,存在现金外寄风险;现金调拨核算错误:逆流程操作、现金调拨后未进行帐实核对,以及附行式自助设备之间采取“取多补少”方式互转调拨;现金调拨记账串户、漏记、重复记账,形成虚假长短款挂账
向非投产设备调拨现金,明知自助设备因故障停机或未启用的情况下,依然对该设备进行拨款和加钞操作,存在调剂库存、挪用或盗取现金风险
(二) 清机加钞环节
1、非工作时间清机加钞,表现特征为:日终前预留现金(未记账),等款车接款后记账、清机加钞;营业开门前钞车未到,发生清机轧账尾箱回拨业务等异常时间交易
2、自助设备违规“续加钞”,表现特征为:一次调拨,多次加钞;多次加钞,合并记账;人为“制造”账面清机过程,以掩盖“续加钞”的事实等
3、清机频率不足,如果周期过长会造成账务难以核查,客户错账调整不及时以及其它现金风险
表现特征为:分散管理模式下的自助设备每周清机次数少于1次;集中管理模式下的自助设备未达到核定的清机频率
(三) 长短款账务处理环节
1、自助设备长短款挂账错误,表现特征为:内部账账号错误、交易代码错误、金额错误、长款挂为短款和记账串户等
2、自助设备长短款未挂账或挂账不及时,表现特征为:长款不挂账,形成帐外资金;内部账挂账时间与实际清机发现长短款时间不一致;挂账日期延后或漏挂等
3、自助设备长短款挂账清理不及时,表现特征为:挂账时间超过规定期限未及时清理
4、自助设备长短款账务处理错误,表现特征为:长款挂账户发生取现业务,对未查明原因的长短款“以长补短,相互冲销”等
二、 自助设备现金管理风险原因分析
自助设备操作风险主要涉及现金,从其主要操作环节风险表现,存在客观和主观两方面,排除外部因素,究其产生原因笔者认为可分为以下几种情况:
(一) 制度管理原因
业务部门多头管理,相关职责有交叉
部分网点对自助设备管理条线梳理不清,对于待清理自助设备管理采取等通知、靠上级或者不管不问的态度,导致自助设备的实际运营情况与后台管理各部门掌握信息不能保持一致,形成自助设备管理风险控制漏洞
(二) 系统维护原因
1.自助设备自身操作系统故障,出现卡钞或出钞故障,或客户错账未及时记录等原因造成现金长短款差错;2、监控系统记录不完整,未按照规定时间保管备份相关资料,对于设备维护的操作控制带来风险;3、自助设备控管系统信息维护不及时,未能保证相关系统信息的同步一致,使自助设备管理失去系统控制和监督
(三) 人员操作原因
1、员工风险意识淡薄
员工未严格执行相关制度,随意简化、省略操作流程;或片面追求工作效率,将双人操作改为单人操作,无人复核监督造成现金差错或员工道德风险
检查人员责任心不强,未认真核查账实簿,检查形式化,未能及时发现风险隐患,纠正差错
2、员工业务不熟悉
缺乏严格的上岗审核和系统的上岗培训,一些基层机构主要通过“师傅带徒弟”的粗放方式开展工作,容易形成个人依赖和“一手清”
特别是清机操作的流程,现金调拨和长短款账务处理因为业务不熟悉,容易出现疏忽和遗漏,或是方向错误,岗位制约控制操作风险失效
三、 自助设备现金管理风险防范措施
(一) 优化操作系统,科学配置现金资源
1、优化设备操作系统
科学制定具有可行性清机加钞计划,降低缺钞率,提高设备利用率;优化操作系统,增强系统风险控制能力
2、控制设备现金风险合理调整自助设备库存额度,避免增加自助现金成本及管理风险
3、完善自助设备控管系统信息化管理
业务部门应充分沟通,及时维护控管系统设备状态信息,清理待报废、报修、停用设备对应的账户信息,保证实物、账务和控管系统信息一致
(二) 健全管理机制,建立风险防范体系
1、明晰管理职责
相关业务管理部门明确职责,制定自助设备实施细则,建立标准化操作手册并及时更新维护,依据实际情况出台切实可行的操作规程