[职场法则] 使用公司邮件时应吸取的5个教训


几乎每个人都听说过索尼影视娱乐公司(Sony Pictures Entertainment)遭遇黑客攻击的事件,该公司大量敏感信息遭泄露,其中包括公司内部邮件。虽然这次事件突显了有关网络安全的问题,但也对在业务往来中使用邮件的所有员工敲响了警钟。

[职场法则] 使用公司邮件时应吸取的5个教训

每一位员工在使用公司邮件时都应该吸取以下五个教训:

教训一:对隐私不要抱有期望

你使用雇主邮箱系统发出的邮件通常会被视为公司财产。所以要注意,你的雇主可能会阅读你发出的每一封邮件。

教训二:不要以为你雇主的邮箱系统是安全的

索尼影视的员工曾认为,除了收件人,没有人会看到他们的邮件。不幸的是,那是一个不正确的假设,泄露的部分邮件内容既不得体也不适宜,造成了严重的破坏。为了安全起见,假设你的工作邮件并不安全,该系统可能会遭到黑客攻击。

教训三:在每封邮件中都要表现出职业水准

通过电子邮件发送信息之前,要三思,并考虑如果你即将发出的这封邮件会被别人公布出来,它可能会带来的影响。努力使自己写的每一封邮件都能体现出你很高的职业水准、品行和操守。

教训四:避免用邮件交流敏感话题

确定讨论的议题应该是现场进行还是通过邮件,尤其是如果它属于敏感话题的话。会议结束后,发邮件跟进,以确保参会者清楚所要采取的行动,这是没问题的,但不要使用邮件去八卦、诋毁他人或者分享你个人的观点——尤其如果它们是负面的话。

不要使用公司邮件发送非公司的“资料”,比如猫咪卖萌的视频,或者你最近在沙滩度假的照片。有一点不言自明,但是我还是要在这里说一下:绝不要在邮件中写任何可能在法律上连累你或者你雇主的内容,比如有关别人种族、宗教、性别、性取向或者根据国家法律,属于“受保护类别”中任何事物的评论。

教训五:不妨展开对话,而不是使用电子邮件

根据Radicati集团公司(Radicati Group, Inc)发布的研究显示,2014年,人们每日为工作而发送的邮件为1,087亿封。企业用户平均每天要发送121封邮件。

你可能会认为,现场讨论要比发送邮件花费更长的时间,但是对于很多议题而言,一个快速的电话或者走过去和同事聊一聊都可以节省时间,还有助于你避免多次来回发邮件。

总而言之,邮件是世界上几乎每家企业和每位员工都使用的工具。它可以是一种非常不错的沟通设备,但在使用时,要有负责任的态度,并注意自己的言论,这样,你才不会因自己的粗心大意毁掉职业生涯。

译/刘少宇 校/陈岳林

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