[职场法则] 使用公司邮件时应吸取的5个教训

几乎每个人都听说过索尼影视娱乐公司（Sony Pictures Entertainment）遭遇黑客攻击的事件，该公司大量敏感信息遭泄露，其中包括公司内部邮件。虽然这次事件突显了有关网络安全的问题，但也对在业务往来中使用邮件的所有员工敲响了警钟。

每一位员工在使用公司邮件时都应该吸取以下五个教训：

教训一：对隐私不要抱有期望

你使用雇主邮箱系统发出的邮件通常会被视为公司财产。所以要注意，你的雇主可能会阅读你发出的每一封邮件。

教训二：不要以为你雇主的邮箱系统是安全的

索尼影视的员工曾认为，除了收件人，没有人会看到他们的邮件。不幸的是，那是一个不正确的假设，泄露的部分邮件内容既不得体也不适宜，造成了严重的破坏。为了安全起见，假设你的工作邮件并不安全，该系统可能会遭到黑客攻击。

教训三：在每封邮件中都要表现出职业水准

通过电子邮件发送信息之前，要三思，并考虑如果你即将发出的这封邮件会被别人公布出来，它可能会带来的影响。努力使自己写的每一封邮件都能体现出你很高的职业水准、品行和操守。

教训四：避免用邮件交流敏感话题

确定讨论的议题应该是现场进行还是通过邮件，尤其是如果它属于敏感话题的话。会议结束后，发邮件跟进，以确保参会者清楚所要采取的行动，这是没问题的，但不要使用邮件去八卦、诋毁他人或者分享你个人的观点——尤其如果它们是负面的话。

不要使用公司邮件发送非公司的“资料”，比如猫咪卖萌的视频，或者你最近在沙滩度假的照片。有一点不言自明，但是我还是要在这里说一下：绝不要在邮件中写任何可能在法律上连累你或者你雇主的内容，比如有关别人种族、宗教、性别、性取向或者根据国家法律，属于“受保护类别”中任何事物的评论。

教训五：不妨展开对话，而不是使用电子邮件

根据Radicati集团公司（Radicati Group, Inc）发布的研究显示，2014年，人们每日为工作而发送的邮件为1,087亿封。企业用户平均每天要发送121封邮件。

你可能会认为，现场讨论要比发送邮件花费更长的时间，但是对于很多议题而言，一个快速的电话或者走过去和同事聊一聊都可以节省时间，还有助于你避免多次来回发邮件。

总而言之，邮件是世界上几乎每家企业和每位员工都使用的工具。它可以是一种非常不错的沟通设备，但在使用时，要有负责任的态度，并注意自己的言论，这样，你才不会因自己的粗心大意毁掉职业生涯。

译/刘少宇 校/陈岳林

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