如何通过知识管理成为高效人士?


我们从小就知道,知识就是力量。但在一个碎片化的年代,我们却面临着知识管理的困境。一方面,知识散落在微信、网页等平台,我们难以把它们统一在一起,面对前所未有的充沛信息流,我们确力不从心。另一方面,知识被杂乱地塞到大脑里,没有经过消化吸收,既无法做出实际贡献,更让大脑不堪重负。

就像一个山顶洞人突然来到了沃尔玛超市,他首先会震惊,然后迷惑,最终可能落荒而逃。每一个时代的更替,本质上都由工具驱动。人类从原始社会进入石器时代,是因为学会了使用人造工具;工业时代之所以到来,是因为蒸汽机改变了人类的生产和运输效率。此时此刻,我们正在进入知识经济时代,如果缺少合适的工具,我们就可能面临着被遗弃的命运。

幸好,有一个工具,可以帮我们搞定知识管理的所有事情。它叫Evernote,在中国被称作印象笔记,它可以被用来搜集、存储信息,创始人希望它成为人类的“第二大脑”。和其他互联网公司相比,印象笔记的Logo看起来有点奇怪——是一只大象,这是因为据说大象永远不会遗忘。

每天打开电脑,我会先启动印象笔记。我使用它5年时间,从工作信息,到思考心得,甚至是购物清单,都安安静静地躺在里面。它的免费版足够好用,但为了表达谢意,并且为了帮助他们能一直生存下去,我连续三年购买了付费版,尽管许多付费功能一直用不上。

任何信息和知识,我们如果要真正掌握,都需要经过三个步骤:搜集、整理、应用。只有经过这一套完整的流程,知识才会从他人说出来的信息,转变为自身的技能。印象笔记,刚好能完全满足这三个流程的需求。

搜集:用一只大象搞定所有平台

我们对于知识的采集分为主动式和被动式。当你想解决一个具体问题,去搜索答案,这就是主动式的知识采集;当你在网络上随意浏览,看到有价值的信息想要保存,这就是被动式的知识采集。

不论主动或被动,我们在采集知识时都会碰到一个难题:知识采集与知识应用的场景分离。从看到一则知识,到真正把它应用到生活中,中间可能相隔很长时间,那么该如何存储这些知识呢?毕竟它们散落在不同的地方,而我们的大脑不可能把这些零散的知识都记住。

印象笔记的强大,在此时显现出来。几乎所有的互联网主流信息平台,都能和印象笔记能够形成互联,你可以通过插件或者账号绑定的方式,将这些平台上的有价值内容一键存储到印象笔记中。印象笔记就是你的信息仓库,空间无限,实时同步。

1. 浏览器

使用Chrome浏览器时,你可以到“Chrome应用商店”下载“印象笔记插件”,下载完成并启用后,当你浏览网页时,可以一键存储网页中的精彩文字或图片内容。

2. 微信

印象笔记有一个官方微信服务号,叫做“我的印象笔记”,你可以搜索关注它。此后,当遇到任何你想保存的文章,都可以直接把文章发送到“我的印象笔记”,然后它就被保存到印象笔记中了。当别人把微信当做消遣工具,你将它变为信息搜集器,感觉一定大不相同。

3. 邮件

注册印象笔记账号之后,你会获得一个专属的【印象笔记邮箱地址】。在工作中,如果老板或同事的某封邮件值得收藏,就可以直接把邮件发送到【印象笔记邮箱地址】,然后它就自动被保存了。

4. 知乎

在知乎的答案分享页面,有一个“印象笔记”按钮,点击它以后,它会提示你将印象笔记账号与知乎账号绑定,一旦绑定之后,整个知乎上的精华内容都可以随时搜集到你的百宝箱中。

整理:将零散信息变成知识体系

我们常常产生幻觉,比如买很多书,虽然从来不读,但内心仍然觉得高人一等。对待知识也是如此,如果你每天热衷于浏览各种文章,然后把它们统统保存到印象笔记中,自以为在不断学习不断进步,其实也只不过是幻觉而已。

知识搜集只是知识管理的第一步,而且是最为简单的一步。它不需要经过思考,只需要动动手指。但接下来的第二步,可能会让你感到不适,甚至痛苦。因为我们需要对搜集的知识进行整理,通过思考把他们分类、归纳、删减,进而总结。

这件事花费时间,而且比较麻烦,所以很多人都停留在这里,从而让信息永远沉睡在印象笔记里,变成垃圾。正如王兴所说:大多数人为了逃避深度思考可以做任何事。

整理的具体步骤是:

1. 删除和精简信息

你需要定期对信息进行精简,每隔一周或者一月都行。在精简的时候,你会发现,90%的内容都可以被直接删除。你当初搜集它们时,要么受标题党蛊惑,要么没有仔细阅读,所以就匆匆保存了。而且,一段时间以后,你对事物的认知有所提高,之前觉得有用的信息,现在看来只是鸡肋。

剩下的10%文章,你要把先它们大卸八块,取其精华——一篇2000字文章,可能只有200字值得保留,剩下得统统删除。第二步,根据主题和话题,将信息重新整合。假如原有5篇文章,每篇都在2000字以上,都与“快速了解一个行业”这个话题相关,经过此番整理,可能就变成了一篇1000字的文章。

2. 建立知识体系

此时此刻,我们需要把所有知识整理成一个结构化的体系。结构化的知识体系,不仅能帮助大脑进行认知,更能帮助我们吸收新的信息。

如何建立知识体系?

举个例子:

1. 把关注的知识分为职场、生活、财富、兴趣四个领域。

2. 在职场里,可以细分为职业选择、职业资本积累、创业。

3. 在职业资本积累里,可以细分为技能积累、人脉积累、资本积累。

4. 在技能积累里,可以细分为思考技能、沟通技能、管理技能、行业专业技能。

我们可以根据自身需求,不断地细分下去,这样知识就不再是孤零零的知识点,而变成了一张有逻辑关系的地图。在进行知识体系构建时,我们应当借鉴麦肯锡的MECE法则,它能告诉你如何正确地进行框架性思考。另外,你还可以借助Xmind作为辅助工具,它能帮助你专业地制作思维导图,而且可以将成果一键保存到印象笔记中。

将知识重新整理后,你可以根据不同主题,在印象笔记中建立不同的笔记本,将知识重新输入,此时知识就不再杂乱,而变得井井有条了。有一个关键点需要注意:不要把笔记本分类做得太细,不然后期维护会很浪费时间。

应用:把知识转变为技能

如果知识永远停留在笔记本里,那它就根本没有发挥作用。只有通过行动,我们才能真正地理解知识,并且把它内化为大脑中的隐性知识,长此以往,我们才能收获许多新技能。

把知识转变为技能,分为两个步骤:

1. 以知识指导行动

许多问题,都有现存的“最优解”。假如我们只凭个人经验行事,很难成功。相关的知识能发挥很大作用,它帮助我们判断,提供方法论,而且使我们时刻提醒自身行进在正确的道路上。

比如,你学会了一个知识——我们对一个陌生人的第一印象,常常在前10秒就决定了。假如仅仅把这项知识放在印象笔记里,那它永远不会对现实产生改变。如果我们将它应用到生活中,就会明白——许多重要的陌生场合中,比如面试,个人的仪表、服装以及打招呼的方式,都非常重要,它们不仅仅是形式,更对成败产生重要影响。因此,如果要达到理想效果,对这些关键要素也需要尤为注意。

2. 复盘:对知识体系进行修正

苏格拉底说:未经反省的人生不值得过。具体到每一件事,每一项工作上,如果我们在事后不进行梳理总结,那么就白白浪费了进步的机会。柳传志曾经在联想集团推行过一个制度:复盘。对每一个重大项目,都进行详细的复盘讨论,总结出经验,列出以后该避免的教训。

这是一种企业经营策略,也是个人成长的有效方式。我在印象笔记里建了一个笔记,叫做“复盘日记”,每天睡前,总结自己一天的表现,分为两部分:

A.表现好的部分,日后值得发扬。比如对某项工作提出了创新性的解决方案,效果很好。

B.表现差的部分,需要加以改进。比如某一天因为受突发事件刺激,导致情绪不稳定,因此给周围人带来困扰。

知识的价值不在于收藏,而在于应用,”知行合一“才是理想状态。知识并非一成不变,它来自理论,更需要与生活结合。获得知识的道路看起来崎岖,但只要你带上正确的装备,朝着正确的方向迈进,就能让知识成为双翼,助你早日到达目的地。

来自: 兰启昌

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